Importação

Como importar contactos e clientes para o Airdesk.

Poderá encontrar um template pré-feito para o ajudar na importação aqui.

Importar contactos e clientes

Pode importar ficheiros para o Airdesk de modo a criar contactos e clientes.

Atenção que a importação é uma funcionalidade avançada.

Antes de começar

Antes de iniciar uma importação, saiba como configurar o seu arquivo de importação para confirmar se possui todos os campos obrigatórios para o seu tipo de importação. Existem as seguintes maneiras de importar:

• 1 ficheiro só com 1 tipo (contacto ou cliente)

• 1 ficheiro com 2 tipos ou 2 ficheiros com 1 tipo (contacto e cliente)

Sugerimos que teste a importação com apenas 1 linha de título e uma linha de dados antes de avançar com a importação completa.

Importar 1 ficheiro com 1 tipo (contacto ou cliente)

Siga estas etapas quando o seu ficheiro contiver apenas um tipo (por exemplo, o arquivo contém apenas contactos).

• Verifique se o seu arquivo de importação já está configurado corretamente.

• Na sua conta do Airdesk, navegue até os seus contactos ou clientes.

• No canto superior direito, clique nos 3 pontos e de seguida em Importar.

• Clique em Iniciar uma importação.

• Seleccione apenas 1 dos tipos que pretende importar.

• Seleccione o ficheiro que pretende importar.

• Configure as colunas de mapeamento necessárias.

  Explicação de cada coluna na tabela abaixo:

Nome da coluna	Descrição
Coincide	Valida se a coluna já está bem mapeada. O Airdesk tentará automaticamente fazer o mapeamento das propriedades consoante o nome das colunas do seu ficheiro.
Nome	Nome da coluna do seu ficheiro. Caso não esteja a aparecer a sua coluna, poderá haver alguma inconsistência no ficheiro ou nenhum valor da mesma está preenchido.
Exemplos	Exemplos de valores detetados no seu ficheiro.
Propriedade	Estas são as propriedades do Airdesk. Deverá mapear a sua coluna do ficheiro com os campos que pretende guardar os dados. Alguns campos são obrigatórios para importar novos registos.
Regra de sobreposição	Deverá selecionar entre as opções: Sobrepor os dados já existentes Sobrepor caso o valor seja vazio Não sobrepor ao dados já existentes
Duplicado	Quando selecionado, o Airdesk permitirá que existam vários registos com o mesmo valor, caso contrário, a linha não será importada. Esta opção não terá efeito na sobreposição de dados.
Referência	A referência é necessária caso pretenda atualizar dados de registos já existentes. Quando selecionado, o Airdesk irá usar este campo como valor de comparação para sobrepor os restantes dados mapeados (consoante as regras de sobreposição). Caso não seja encontrado nenhum registo com o valor, será criado um novo registo.

• Selecione o campo informativo de que as colunas sem propriedades não serão importadas

• Atribua um nome à importação

• Defina a base legal de processamento dos dados

• Para terminar submeta a importação

O processo de importação é paralelo à utilização do Airdesk, poderá continuar a utilizar o Airdesk. Os processos de importação com muitos campos e várias validações de colunas fazem com que o processo seja mais demorado. Na lista de importações poderá acompanhar o processo de importação.

Na lista de importações poderá acompanhar e verificar todas as importações. Deverá atribuir nomes diferentes às importações de modo a que as possa distinguir.

1 ficheiro com 2 tipos ou 2 ficheiros com 1 tipo (contacto e cliente)

Siga estas etapas quando seu ficheiro contiver apenas um tipo (por exemplo, o arquivo contém apenas contatos).

• Verifique se o seu arquivo de importação já está configurado corretamente.

• Na sua conta do Airdesk, navegue até seus contatos ou clientes.

• No canto superior direito, clique nos 3 pontos e de seguida em Importar.

• Clique em Iniciar uma importação.

• Seleccione 2 dos tipos que pretende importar.

• Seleccione se pretende importar de um ou dois ficheiros

• Caso pretenda importar de um ficheiro, deverá selecionar em que folha encontra-se cada tipo

• Caso pretenda importar de dois ficheiros, deverá adicionar o respetivo ficheiro no campo pretendido:

• Configure as colunas de mapeamento necessárias.

  Encontre a explicação de cada coluna na tabela abaixo:

Nome da coluna	Descrição
Coincide	Valida se a coluna já está bem mapeada. O Airdesk tentará automaticamente fazer o mapeamento das propriedades consoante o nome das colunas do seu ficheiro.
Nome	Nome da coluna do seu ficheiro. Caso não esteja a aparecer a sua coluna, poderá haver alguma inconsistência no ficheiro ou nenhum valor da mesma está preenchido.
Exemplos	Exemplos de valores detectados do seu ficheiro.
Propriedade	Estas são as propriedades do Airdesk. Deverá mapear a sua coluna do ficheiro com os campos que pretende guardar os dados. Alguns campos são obrigatórios para importar novos registos.
Regra de sobreposição	Deverá selecionar entre as opções: Sobrepor os dados já existentes Sobrepor caso o valor seja vazio Não sobrepor ao dados já existentes
Duplicado	Quando selecionado, o Airdesk permitirá que existam vários registos com o mesmo valor, caso contrário, a linha não será importada. Esta opção não terá efeito na sobreposição de dados.
Referência	A referência é necessária caso pretenda atualizar dados de registos já existentes. Quando selecionado, o Airdesk irá usar este campo como valor de comparação para sobrepor os restantes dados mapeados (consoante as regras de sobreposição). Caso não seja encontrado nenhum registo com o valor, será criado um novo registo.

• Selecione o campo informativo de que as colunas sem propriedades não serão importadas.

• Ao importar dois tipos poderá, por exemplo, associar os contactos aos clientes. Para tal, deverá criar/usar na lista de clientes um campo de identificação de cliente e, por sua vez, na folha de contactos criar/usar uma coluna que indique a qual empresa o contacto pertence. Este passo é essencial para que os contatos fiquem atribuídos às empresas logo no processo de importação.

• Atribua um nome à importação

• Defina a base legal de processamento dos dados

• Para terminar, submeta a importação

O processo de importação é paralelo à utilização do Airdesk, ou seja, poderá continuar a utilizar o Airdesk. Os processos de importação com muitos campos e várias validações de colunas fazem com que o processo seja mais demorado. Na lista de importações poderá acompanhar o processo de importação.

Na lista de importações poderá acompanhar e verificar todas as importações. Deverá atribuir nomes diferentes às importações de modo a que as possa distinguir.